Введение
Сотрудник одной компании, Игорь, не был в настоящем отпуск более 10 лет. Конечно, он путешествовал со своей семьей. Но, будучи старшим операционным директором, он всегда чувствовал, что должен оставаться на связи, потому что неизбежно что-то могло появиться, пока он лежал в шезлонге где-нибудь далеко от офиса. Поэтому он проверял электронную почту каждое утро и каждый вечер, отвечал на звонки по мере необходимости и проводил свой “отпуск” за работой – то есть до тех пор, пока не перегорел. “Я вернулся на ту же беговую дорожку без подзарядки. Мой энергетический уровень продолжал падать с каждым пропущенным отпуском, а потом я достиг дна”. Он заметил, что с трудом встает с постели, с ужасом ждет утра понедельника и не может терпеть своих детей. “Мне не нравилось, кем я был и как я вел себя с семьей или на работе”.
Отключиться от работы во время отпуска кажется намного проще, чем есть на самом деле. Культура некоторых компаний может предполагать, что вы будете оставаться на связи, отвечать на электронные письма или посещать собрания, чтобы поддерживать продвижение бизнеса. Однако исследования, проведенные еще в 1910-х годах, показывают, что отпуск- то есть полное отключение от работы – имеет решающее значение для снижения уровня выгорания, повышения энергии и вовлеченности, а также улучшения общего состояния здоровья и благополучия, что, в свою очередь, ведет к более стабильной производительности.
Как же отстраниться от работы во время отпуска, чтобы получить все эти преимущества? Вот пять советов, как профессионально установить четкие границы.
Составьте план
Как только ваш отпуск будет утвержден, четко сообщите своему руководителю, что вы будете отсутствовать во время отдыха. Вы не обязаны рассказывать, куда вы идете и чем занимаетесь, но потратьте время на то, чтобы объяснить, как этот отпуск пойдет на пользу бизнесу после вашего возвращения. Например, позволит ли энергия, которую вы получите от отсутствия связи, очистить вашу голову, чтобы вы могли лучше сосредоточиться на предстоящем большом проекте?
Этот разговор также должен включать план того, как ваш руководитель или коллеги будут компенсировать ваше отсутствие. Подготовьте этот план в виде документа, особенно если вы берете длительный отпуск. Кто является экстренным контактным лицом по каким вопросам? Кто будет следить за тем, чтобы все результаты были выполнены? Спросите своего руководителя, не нужно ли ему что-то помимо того, что вы подготовили. Чем больше вы будете сотрудничать с ним при подготовке к отпуску, тем меньше стресса они будут испытывать по поводу вашего отсутствия- и тем больше вероятность того, что вы сможете насладиться отдыхом без помех.
Составьте календарь отпусков
Вы, возможно, зарегистрировали свой отпуск в системе отслеживания компании, но ваш руководитель не вспомнит, когда у вас отпуск, спустя несколько недель или месяцев. А ваши межфункциональные партнеры не узнают, что вас нет в офисе, пока ваш автоответчик не сообщит им об этом, когда они попытаются связаться с вами. Поэтому, как только ваш отпуск будет утвержден, отправьте своему руководителю, членам команды и межфункциональным партнерам сообщение “на весь день” со словами: “[Ваше имя] OoO – недоступен”. Это позволит им подготовиться к тому, что вы будете недоступны, и сообщить о любых потребностях до вашего отъезда.
Отправляйте предварительные уведомления о постоянных встречах
Не отказывайтесь от постоянных встреч во время вашего отпуска. Отправьте электронные письма, чтобы сообщить людям, которые проводят эти встречи, о том, что вас не будет, и спросите, не нужно ли им что-нибудь от вас до вашего отъезда. Это покажет вашу ответственность перед партнерами и даст вам возможность проинформировать их о том, что вы не сможете присутствовать. Если встреча проходит через Zoom, Microsoft Teams или другую коммуникационную платформу, попросите руководителя записать встречу для вас, если вам понадобится информация после возвращения. Если встреча проходит лично, попросите руководителя прислать вам заметки и выделить те области, которые вам нужно будет рассмотреть по возвращении.
Максимально используйте уведомление о работе вне офиса
Очень важно четко указать в автоответчике, кто будет доступен в ваше отсутствие. Убедитесь, что формулировка твердая, но профессиональная. Если вы мягко сформулируете свое сообщение, например, скажете, что вы ответите позже, ваши коллеги будут ожидать, что вы ответите. В уведомлении об отсутствии на рабочем месте должно быть указано, что вы не будете иметь доступа к электронной почте и не сможете дозвониться до вашего возвращения в [X] день.
Согласуйте со своим руководителем, к кому следует обращаться в экстренных случаях, а кто будет заниматься другими важными, но несрочными запросами. Укажите контактную информацию каждого человека, который будет отвечать на любые запросы от вашего имени во время вашего отсутствия. А если вы используете такой канал связи, как Slack, чат Zoom или Microsoft Teams Chat, укажите ту же информацию в своем статусе и там.
Отправьте последнее напоминание
За неделю до отпуска отправьте электронное письмо своему руководителю, членам команды и заинтересованным лицам из различных функций, сообщив им, когда вы будете в отпуске и когда вернетесь. Напомните им, что вы будете недоступны и не будете отвечать на электронные письма и звонки. При необходимости укажите, где они могут найти нужную им информацию и кто будет отвечать на вопросы во время вашего отсутствия. Такое напоминание демонстрирует вашу активную профессиональную позицию и понимание того, что бизнес продолжается, пока вас нет. Это также поможет уменьшить количество вопросов, которые вам придется решать по возвращении.
. . .
Коллеги будут уважать вас за то, что вы установили четкие границы на время отпуска и заранее позаботились о том, чтобы настроить их на успех. Самое главное: как только вы установили границы, убедитесь, что вы их соблюдаете! Не читайте тексты и электронные письма, потому что, открыв дверь на работу, закрыть ее снова практически невозможно.
Что касается Игоря, то он применил эти советы и в прошлом месяце взял отпуск на неделю, чтобы побыть со своими детьми – и не ответил ни на одно письмо, ни на один звонок, не посетил ни одной встречи. Полностью отключившись, он почувствовал огромную разницу в своей энергии и вовлеченности не только на работе, но и в домашней жизни. “Я вернулся обновленным, словно был готов взяться за любое дело – даже за список домашних дел. И что еще важнее, мои дети сказали мне, что им больше нравится проводить со мной время, потому что я смог по-настоящему повеселиться”. Он шутит, что официально стал реформированным трудоголиком, потому что преимущества слишком велики, чтобы их игнорировать. Что у него сейчас в списке дел? Планирование летнего отпуска, где он снова сможет полностью отключиться от работы.
