Никто не любит поиск работы. Просматривать в Интернете объявления о вакансиях, составлять резюме, готовиться к изнурительным собеседованиям – все это не доставляет удовольствия. Для многих самой сложной частью этого процесса является написание эффективного сопроводительного письма. Существует так много противоречивых советов, что трудно понять, с чего начать. А нужно ли оно вообще, особенно если вы подаете заявление через онлайн-систему?
Что говорят эксперты
Ответ почти всегда положительный. Конечно, бывают случаи, когда вы подаете заявление через Интернет и не можете приложить анкету, но по возможности отправляйте ее, говорит ДжодиГликман, эксперт по коммуникациям и автор книги “Great on the Job”. “Это ваш лучший шанс привлечь внимание сотрудника отдела кадров или менеджера по найму и важная возможность отличиться от всех остальных”. А в условиях жесткого рынка труда выделение себя среди других имеет решающее значение, говорит Джон Лис, британский карьерный стратег и автор книги Knockout CV. Однако, как известно каждому, кто когда-либо писал сопроводительное письмо, сделать это хорошо нелегко. Вот несколько советов, которые помогут вам.
Сначала проведите исследование. Прежде чем начать писать письмо, узнайте больше о компании и конкретной вакансии, которую вы хотите получить. Конечно, вы должны внимательно прочитать описание вакансии, но также важно изучить веб-сайт компании, Twitter ее руководителей и профили сотрудников на LinkedIn. Это исследование поможет вам адаптировать ваше сопроводительное письмо, поскольку вы не должны отправлять типовое письмо. Это также поможет вам выбрать правильный тон. “Подумайте о культуре организации, в которую вы подаете заявление”, – советует Гликман. “Если это креативное агентство, например, дизайнерский салон, вы можете пойти на некоторый риск, но если это более консервативная организация, например, банк, вам лучше писать более сдержанно”.
Если это возможно, свяжитесь с менеджером по найму или с кем-то из знакомых в компании, прежде чем писать сопроводительное письмо, советует Лис. Вы можете отправить электронное письмо или сообщение в LinkedIn, “задав умный вопрос о вакансии”. Таким образом, вы сможете начать свое письмо со ссылки на это взаимодействие. Вы можете сказать: “Спасибо за полезный разговор на прошлой неделе” или “Я недавно разговаривал с таким-то и таким-то в вашей компании”. Конечно, не всегда есть возможность связаться с кем-то – или вы можете не получить ответа. Это нормально. Попробовать все равно стоит.
Ориентируйтесь на будущее. В то время как ваше резюме должно быть с оглядкой на ваш опыт и то, где вы рботали в прошлом, сопроводительное письмо должно быть нацелено на будущее и на то, чем вы хотите заниматься, говорит Гликман. “Полезно думать, что оно является связующим звеном между прошлым и будущим, которое объясняет, что вы надеетесь делать дальше и почему”. В связи с пандемией меньше ожиданий, что вы будете подавать заявление на работу, которую вы уже выполняли раньше. “Есть миллионы людей, которые вольно или невольно меняют свою карьеру и которым нужно перестроиться и переосмыслить, как их набор навыков соотносится с другой ролью или отраслью”, – говорит Гликман. Вы можете использовать свое сопроводительное письмо, чтобы объяснить, что вы меняете свою профессию, например, с гостиничного бизнеса на маркетинг. Думайте об этом как о возможности продать свои переносимые навыки. “Люди обычно пишут в письме: “Я подаю заявление на вакансию X, которую я увидел в месте Y”. Это пустая трата времени, – говорит Лис. Вместо этого начните с сильного вступительного предложения. “Начните с главного – почему эта работа интересна для вас и что вы можете предложить”, – говорит Гликман. Например, вы можете написать: “Я профессионал в области экологического фандрайзинга с более чем 15-летним опытом работы, ищу возможность применить свои навыки по-новому, и я с удовольствием привнесу свой опыт и энтузиазм в вашу растущую команду разработчиков”. Затем вы можете включить пару предложений о своей биографии и соответствующем опыте, но не повторяйте свое резюме.
Скорее всего, менеджер по подбору персонала или рекрутер читает целую стопку таких резюме, поэтому вам важно привлечь их внимание. Но старайтесь не быть смешным. “Юмор часто может быть плоским или звучать самодовольно”, – говорит Лис. Держитесь подальше от банальностей. Скажите что-нибудь прямое и динамичное, например, “Позвольте мне обратить ваше внимание на две причины, по которым я буду отличным дополнением к вашей команде”.
Если у вас есть личные связи с компанией или кем-то, кто в ней работает, также упомяните об этом в первых двух предложениях. И всегда адресуйте свое письмо кому-то напрямую. “В социальных сетях часто можно найти имя менеджера по найму”, – говорит Гликман.
Подчеркивайте свою личную ценность. Менеджеры по найму ищут людей, которые могут помочь им решить проблемы. Опираясь на проведенное ранее исследование, покажите, что вы знаете, чем занимается компания и с какими проблемами она сталкивается. Они не обязательно должны быть конкретными, но вы можете упомянуть, например, как пандемия повлияла на отрасль. Вы можете, к примеру, написать: “Многие медицинские компании перегружены необходимостью предоставлять высококачественные услуги, защищая при этом здоровье и безопасность своего персонала”. Затем расскажите о том, как ваш опыт помог вам удовлетворить эти потребности; возможно, объясните, как вы решали подобную проблему в прошлом, или поделитесь соответствующим достижением. Вам следует предоставить доказательства того, что отличает вас от других.
Лис отмечает, что есть два навыка, которые сейчас актуальны практически для любой работы: адаптивность и способность быстро учиться. Если у вас есть короткие примеры, демонстрирующие эти навыки, укажите их. Например, если вы поддержали свою команду при переходе на удаленную работу, опишите, как вы это сделали и какие возможности использовали.
Выражайте энтузиазм. “Когда вас не берут на работу, это обычно происходит не из-за отсутствия навыков”, – говорит Гликман. “Это происходит потому, что люди не поверили в вашу историю, в то, что вы хотите получить эту работу, или в то, что вы знаете, во что ввязываетесь”. Менеджеры по найму выберут того кандидата, который создал впечатление, что это работа его мечты. Поэтому четко объясните, почему вы хотите получить эту должность. “Энтузиазм передает индивидуальность”, – добавляет Лис. Он предлагает написать что-то вроде “Я бы с удовольствием работал в вашей компании. А кто бы не хотел? Вы – лидер отрасли, устанавливаете стандарты, которым другие только следуют”. Не стоит подавать заявление, если вам не нравится какой-то аспект компании или роли.Следите за тоном. В то же время не переборщите с лестью и не говорите того, что не думаете. Аутентичность имеет решающее значение. “Даже если вы уже несколько месяцев сидите без работы и готовы согласиться на любую работу в данный момент, вы не должны показаться отчаявшимся, – говорит Лис. Вы же не хотите, чтобы ваш тон убивал ваше сообщение, поэтому будьте профессиональны и выдержанны”. Хорошее эмпирическое правило – поставить себя на место менеджера по найму и подумать о том, “какой язык менеджер по найму использовал бы при общении с одним из клиентов компании”. Конечно, бывает трудно определить правильный#nbsp;тон в письменном виде, поэтому вам может понадобиться попросить кого-то просмотреть черновик (что в любом случае всегда хорошая идея). Лис говорит, что он часто вырезает “все, что звучит как отчаяние”, когда просматривает письма для клиентов.Будьте кратки. Во многих советах говорится о том, что не следует ограничиваться одной страницей. Но и Гликман, и Лис считают, что лучше быть еще короче. “Большинство сопроводительных писем, которые я вижу, слишком длинные”, – говорит Лис. “Оно должно быть достаточно кратким, чтобы кто-то мог прочитать его с первого взгляда”. Вам действительно придется охватить много вопросов, но делать это нужно лаконично. Именно здесь может быть полезно попросить друга, бывшего коллегу или наставника просмотреть ваше письмо. Попросите их прочитать его и указать места, где можно сократить. Получите обратную связь. На самом деле, это отличная идея – поделиться своим сопроводительным письмом с несколькими людьми, говорит Лис. Вместо того чтобы отправлять его и спрашивать: “Что вы думаете?”, уточните, какого рода отзывы вы хотите получить. В частности, попросите о двух вещах. Во-первых, спросите своего друга, понятно ли ему, в чем заключается ваша главная мысль. Какую историю вы рассказываете? Могут ли они подытожить ее? Во-вторых, спросите, что не так в письме. “Другие люди лучше воспринимают отчаяние, перебор, излишнюю скромность и недосказанность, – говорит Лис, – и они должны быть в состоянии указать на места, где тон сбился”.
Когда вы не можете отправить сопроводительное письмо. Многие компании сегодня используют онлайновые системы подачи заявлений, которые не предусматривают возможность подачи сопроводительного письма. Возможно, вы сможете придумать, как включить его в тот же документ, что и резюме, но это не гарантировано, особенно потому, что некоторые системы позволяют вводить данные только в определенные поля. В этих случаях используйте предоставленный вам формат, чтобы продемонстрировать свою способность выполнять работу и энтузиазм по отношению к этой роли. Если возможно, попробуйте найти человека, которому вы могли бы отправить короткое последующее электронное письмо с изложением нескольких ключевых моментов вашей заявки.
Принципы, о которых следует помнить
Делайте:
Составьте сильное вступительное слово, в котором четко объясните, почему вы хотите получить эту работу и что вы можете предложить.
Будьте лаконичны – менеджер по найму должен прочитать ваше письмо с первого взгляда.
Расскажите о каком-либо достижении, которое покажет, что вы можете решить проблемы, стоящие перед работодателем.
Не надо:
Пытаться юморить – слишком часто это не удается.
Отправлять типовое сопроводительное письмо – составляйте каждое письмо с учетом конкретной вакансии.
Перебарщивать с лестью – будьте профессиональны и выдержанны.
Советы на практике
Пример №1: Продемонстрируйте понимание того, что нужно компании. Вице-президент по персоналу некоммерческой организации Boys & Girls Village, недавно разместила вакансию специалиста по подбору и обучению персонала. “Я искала человека с хорошим опытом работы в сфере рекрутинга, который мог бы заниматься всем – от поиска кандидатов до оформления новых сотрудников”, – говорит она. Она также хотела, чтобы этот человек сразу же приступил к работе. “У нас небольшая команда, и я не могу позволить себе обучать кого-то”, – говорит она.
На эту должность претендовали более 100 кандидатов. Онлайн-система организации не позволяет прикреплять сопроводительные письма, но одна из претенденток после отправки резюме прислала письмо. “И хорошо, что она это сделала, потому что в противном случае ее бы отсеяли”, – говорит работодатель.
В резюме эта претендентка#nbsp;выглядела как “прыгунья с места на место” – очень короткие периоды работы у каждого предыдущего работодателя. Вице-президент компании предположила, что она плохой исполнитель, которого постоянно увольняют. Она также была единственным кандидатом, у которого не было четырехлетнего высшего образования.
Но письмо претендентки привлекло внимание. Во-первых, оно было профессиональным. Она четко указала, что пишет, чтобы перепроверить, получено ли ее заявление. Далее она объяснила, как она узнала имя и информацию (через начальника мужа вице-президента, который был членом совета директоров), а также свою личную связь с Boys & Girls Village (ее свекор работал в этой организации).
Выделитесь на собеседовании
Но что действительно выделило Мэту претендентку так это понимание Хайди группы и проблем, с которыми она столкнулась. Она провела исследование и перечислила некоторые вещи, которые она могла бы сделать или уже сделала, чтобы помочь нам решить эти проблемы.
“Личность и страсть, которые она передала в сопроводительном письме, потдвердилась во время телефонного собеседования. Я с самого начала хотела, чтобы эта роль была больше, но не думала, что это возможно. Когда я встретила ее, я поняла, что мы сможем ее расширить”.- говорит вице-президент компании. В итоге эта претендентка оказалась более чем подходящей для этой работы.#nbsp;Через три недели ей предложили работу, и она согласилась.
Пример №2: Привлеките ивнимание. В течение последних четырех лет одна из сискателей подавала заявления на множество должностей в Международном комитете спасения (IRC). Она никогда не сдавалась. С каждым заявлением она отправляла индивидуальное сопроводительное письмо. “Я хотела, чтобы мое сопроводительное письмо подчеркивало мою квалификацию, творческое мышление и искреннее уважение к организации”, – говорит она.
Региональный директор по персоналу организации, говорит, что письма этой предентентки привлекли ее внимание, особенно потому, что в них было несколько ссылок на видео, которые показывали результаты ее работы по защите интересов и сбору средств в других организациях. Одно дело – делать заявления в сопроводительном письме, например, “я умею подавать материал, я творческий человек, я вдумчивая”, но демонстрация этих качеств казалась лучшим способом убедить рекрутера в том, что эти заявления соответствуют действительности”.
